Office

Office 365, eine Lösung für eine bessere Zusammenarbeit

Wolfgang Heinhaus

Die Experton Group hat nach einer einheitlichen Plattform für eine bessere und effizientere Mitarbeiterzusammenarbeit gesucht und auch gefunden. In der Vergangenheit sind viele Silos entstanden für den E-Mail-Verkehr, Video- und Audiokommunikation, Repository, CRM usw. Die Applikationen sind aktuell auf diversen Servern installiert, die bei einem Dienstleister gehostet sind. Für den Anwender ist es wenig effizient, damit zu arbeiten; diverse Passwörter muss man sich merken. Die Administration ist aufwendig und kostenintensiv. Eine echte Zusammenarbeit ist nicht möglich.

Die Herausforderung war, für rund 80 User eine einheitliche Plattform zu planen und einzurichten, um die Silo-Umgebung aufzulösen, die Arbeit zu vereinfachen. Eine weitere Forderung war, dass mehrere User ortsunabhängig an gleichen Dokumenten gleichzeitig zusammenarbeiten können (Collaboration). Die Anwender arbeiten an zwei festen Standorten sowie in zahlreichen Home Offices in Deutschland, Asien und den USA.

Die Entscheidung ist auf das Produkt Microsoft Office 365 gefallen. Gehostet werden die Daten in einem Microsoft Datacenter in Dublin. Die Office 365-Vollversion besteht aus dem MS Office 2013-Paket und kann auf bis zu fünf Geräten je User installiert werden. Microsoft bietet für das Business zwei verschiedene Business-Pläne an, für Unternehmen bis 300 Anwender Office 365 Business und für Großunternehmen ab 300 Anwender Office 365 Enterprise. Die Experton-Group hat sich für die erste Variante entschieden. Mit diesem Produkt lassen sich die Vorgaben realisieren und noch vieles mehr. Der große Benefit ist, dass mit dem Produkt  das Ziel erreicht wird, alle Kommunikationen auf einer einheitlichen Plattform zu integrieren. Dazu zählen der E-Mail-Verkehr mit Outlook, die Onlinebesprechungen, Video- und Audiokommunikation mit Lync, die zentralen Kalender, Projektmanagment, Yammer. Die sozialen Netzwerke sorgen dafür, dass Mitarbeiter standortübergreifend zusammenarbeiten können. Dateien (z.B. Repository) können auf Sharepoint abgelegt werden und stehen  jederzeit zur Verfügung, egal wo sich der Nutzer gerade befindet. Zugriffsrechte können über das Active Directory festgelegt werden. Das sind nur einige Beispiele, die umgesetzt werden können.

Die Erfahrungen, die wir von der Experton Group mit diesem Projekt gemacht haben werden heute und in den nächsten Wochen präsentiert. Das Projekt wurde in mehrere Steps unterteilt und ist noch in der Umsetzung.

In dieser Ausgabe berichten wir über die Vorgehensweise der Office 365-Installation sowie der Email-Migration von Kerio in Office 365.

Vor der Umsetzung wurde ein Projekt aufgesetzt, alle Punkte, die bei der Migration zu berücksichtigen sind, zu betrachten und zu dokumentieren, Ziele festgelegt. Es wurde schnell klar, mit der E-Mail-Migration zu beginnen. Microsoft bietet eine 30-Tages-Testlizenz an, mit der annähernd alle Features getestet werden können. Das wurde auch genutzt. Nachdem sich die Entscheidung für Office 365 erhärtet hat, war die nächste Herausforderung, ein geeignetes Tool von Drittanbietern am Markt zu finden, mit dem die E-Mail-Migration von der alten Kerio-Umgebung umgesetzt werden kann. Es werden viele Migrationstools angeboten, aber nicht alle eignen sich für eine Umstellung. Entscheidend ist, aus welcher Umgebung die E-Mails selektiert werden müssen: Exchange, Lotus Notes, Novell Groupwise, Google Gmail, IMAP-Umgebungen wie Cyrus, Ipswitch, Kerio, um nur einige zu nennen. Das Migrationsprodukt muss in der Lage sein, neben der E-Mail-Kontenübernahme auch die vom Anwender angelegten Ordner, Kontaktdaten, den kompletten Kalender usw. zu übernehmen, eben alles, was in der alten Umgebung vorhanden war. Das können nicht alle Lösungen; es gibt Produkte, die nur die E-Mail-Konten übernehmen, andere, die E-Mail-Konten und die Kontakte, nicht aber den Kalender übernehmen usw.

Die Wahl für die Migration ist auf das Produkt Transend gefallen. Transend ist in der Lage, alle Features zu übernehmen und hat weltweit mehr als 20 Mio. E-Mail Konten aus den unterschiedlichsten Produktumgebungen migriert.

Gewissheit zu haben, ob das auch alles funktioniert, hat man nur, wenn eine Testmigration mit dem Tool durchgeführt wird. Die meisten Migrations-Tool-Anbieter bieten Teststellungen an. Für den Test wurden fünf Key User ausgewählt, für die eine Testumgebung eingerichtet wurde. Sämtliche Daten der Key User wurden aus Kerio selektiert und in die Testumgebung von Office 365 übertragen. Nun wurde untersucht, ob alles angekommen ist und im richtigen Zielfeld. Es kann passieren, dass in den Kontakten die Postleitzahl im Feld „Telefonnummer“, die Straße im Feld „Name“ landet, dass in den Kalendereintragungen die Teilnehmer fehlen usw. Das sind Probleme, die das Migrationstool verursachen kann. In einigen Tools kann man die Zielfelder modifizieren. Das sind nur einige Beispiele. Je gründlicher getestet wird, desto weniger Probleme bei der Migration.

Nachdem ausreichend getestet worden ist, wurde die Domain eingerichtet, die Office 365-Lizenzen auf der Microsoft Office 365-Homepage abonniert und auf den Devices der einzelnen User installiert. Die Installation war einfach. Mit einer Installationsanweisung wurden die Mitarbeiter instruiert und haben anhand dieser Beschreibung die Office 365-Installation vorgenommen. Dies dauert pro User ca. 20 Minuten.

Es wurde ein Zeitplan festgelegt, wann die Migration realisiert werden soll. Die Anforderung war, dass alle 80 E-Mail-Konten im gleichen Zeitraum migriert werden sollen. Das war die nächste Herausforderung. Im konkreten Fall waren es insgesamt über alle Konten 0,3 Terabyte an Daten. Die Daten mussten vom Server, der bei einem Dienstleister gehostet wird, in die Office 365-Cloud migriert werden. Dazu wird eine ausreichende Bandbreite benötigt. Es muss damit gerechnet werden, dass es zu Leitungsabbrüchen kommen kann. Dann muss neu aufgesetzt werden. Es ist auch zu prüfen, wie leistungsstark der abgebende Server und das LAN sind. Die Migration hat etwa vier Tage gedauert. Dazu wurde der Zeitraum zwischen Weihnachten und Neujahr und die ersten Januartage gewählt. Bis zum 8. Januar 2015 waren die meisten Anwender im Weihnachtsurlaub. Nach ihrer Rückkehr stand das Office 365 mit den migrierten Daten zur Verfügung. Die Daten sind alle angekommen. Die Experton-Group-User arbeiten seit der Umstellung problemlos mit Office 365.

Kickoff für das Projekt war Anfang November 2014. Der erste Step (Planung, Vorbereitungen der E-Mail-Migration und Umsetzung) waren in der ersten Januarwoche 2015 vollendet. Die Dauer lag bei ca. 8 Wochen. Bei der Migration hat uns ein Microsoft Office 365-zertifiziertes Unternehmen unterstützt. Der Aufwand betrug ca. vier Tage.

Der nächste Step ist die Nutzung von Lync für die Online-Besprechungen, Video, Audio, Collaboration, Chat usw. Das Produkt ist mittlerweile installiert, einige User testen es bereits. Lync wird das Thema für den nächsten Newsletter zu diesem Thema sein. Die Experton Group geht mit der Vorgehensweise bewusst behutsam vor, damit bei der späteren Nutzung nur noch wenige Probleme zu lösen sind. Bei Interesse Ihrerseits hinsichtlich einer Migration sind wir gern bereit, Sie zu unterstützen. Bitte schreiben Sie an wolfgang.heinhaus@experton-group.com .

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.