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Office-Anforderungsanalyse: Anwender fordern zukunftssichere Technologie ein, möchten dabei aber gleichzeitig „extrem“ flexibel sein

IT-Entscheider fordern eine zukunftssichere Technologie, wollen dabei aber gleichzeitig „extrem“ flexibel für zukünftige Entscheidungen bleiben können. Die Anwender fordern von den Herstellern eine verbindliche und mittel- bis langfristige Roadmap – in Verbindung mit flexiblen Lizenzbedingungen.

Ferner steht immer mehr die bedarfsgerechte Ausstattung der Anwender im Fokus des Managements. Die Unternehmen sind es oftmals überdrüssig, alle Mitarbeiter mit einem vollumfänglichen Office-Portfolio auszustatten. Es wird in Zukunft vielmehr darum gehen, für jede Rolle im Unternehmen die richtigen Lösungen bereitzustellen.

Methodische Anforderungsanalyse als Hilfsmittel bei der Auswahl von Office-Systemen

Während viele Unternehmen bei der Auswahl von ERP- oder CRM-Systemen auf ein methodisches Vorgehen zurückgreifen, verzichten sie in der Validierungs- und Beschaffungsphase von Office-Systemen häufig auf einen solchen systematischen Angang.

Die Experton Group empfiehlt auch bei der Auswahl von Office-Lösungen auf eine methodische Anforderungsanalyse zurückzugreifen.

Ziel der methodischen Anforderungsanalyse sollte es sein, bereits zu einem frühen Zeitpunkt des Auswahl- und Beschaffungsprozess zu identifizieren, welche Anforderungen Mitarbeiter und Unternehmensleitung haben und diese mit der Ist-Situation im Unternehmen zu vergleichen. Hierbei geht es auch darum, den zu erwartenden Nutzen zu ermitteln.

Hierbei sind

  • die aktuelle Produkt- und Lizenzsituation im Unternehmen zu ermitteln,
    • Welche Lizenzen sind vorhanden und werden eingesetzt?
    • Welche Nutzungsrechte für aktuelle und zukünftige Produktgenerationen wurden bereits erworben?
  • die zukünftigen (organisatorischen) Ziele des Unternehmens in die Validierung mit einzubeziehen,
    • Wie soll die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zukünftig abgebildet werden (Einführung von UCC-Lösungen, etc.)?
  • und die individuellen und unterschiedlichen Anforderungen der (wichtigsten) Anwender zu ermitteln.
    • Welche Anwendergruppen und Profile gibt es, und welche Anforderungen hinsichtlich der Ausstattung haben die Anwender?

Hierbei gilt es auch Themen wie Verfügbarkeiten von Daten bzw. Dateien auf unterschiedlichen Endgeräten sowie Compliance-Anforderungen zu validieren

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