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Die Erweiterung des Arbeitsraums zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit

Autor: Axel Oppermann

 

Vor einigen Wochen hatten wir bereits im Rahmen des ICT-Newsletters Ausführungen zum Thema Kommunikation im Unternehmen und Wettbewerbsfähigkeit veröffentlicht. Bedingt durch die hohe Anzahl an Nachfragen und Interesse haben wir das Thema nochmals aufgegriffen und präsentieren es in einem umfassenderen Kontext.

Versetzen Sie sich zurück in das Jahr 2000. Eventuell in den März 2000. Also an den Zeitpunkt, wo die weltweite Spekulationsblase, welche auch unter dem Begriff „Dotcom-Blase“ bekannt wurde, platzte. Einem Zeitpunkt also, ab dem nicht nur große Skepsis gegenüber Spekulanten herrschte, sondern auch neue Technologien und Geschäftsmodelle argwöhnisch betrachtet wurden. Hätte eben gerade zu diesem Zeitpunkt jemand behauptet, dass bereits zehn oder zwölf Jahre später eine größere Zahl von Menschen mit einem handlichen Gerät per Messaging oder E-Mail von unterwegs bei Unternehmen verschiedenste Dienstleistungen nachfragen wird, sich mit Freunden und Bekannten jederzeit austauscht oder sogar über diese – oder ähnliche Geräte sich mit seinem Arbeitsplatz vernetzt, hätte man ihn wahrscheinlich ausgelacht. Heute sind wir schlauer: Mobile Geräte und die damit verbundenen Anwendungen und Datendienste haben die Art und Weise verändert, wie die Welt sich dreht. Aber auch die klassische stationäre Arbeit hat sich weiterentwickelt. Die Digitalisierung der Arbeitswelt führte – und führt – zu einer Neuordnung formaler und informeller Prozesse in Unternehmen. Der Arbeitsraum hat sich für viele Menschen ausgedehnt und ist nicht mehr durch Raum, Ort oder Zeit limitiert.

Eine wachsende Zahl von Unternehmen verfolgt die Strategie, immer mehr Mitarbeiter mit immer mehr Kommunikationsmitteln zu versorgen, um damit den Austausch von Informationen und Wissen zu forcieren.

 

Mehr UCC-Nutzer

Ja, eine wachsende Zahl an Unternehmen in allen Brachen und Größenklassen beschäftigten sich mit diesen Themen. Zwar wurde der Markt in der Vergangenheit von großen Unternehmen oder dem gehobenen Mittelstand getragen. Aber auch immer mehr kleine und kleinere mittelständische Unternehmen sorgen mit einer zunehmenden Nachfrage für deutlich zweistellige Wachstumsraten.

Die Ersten von ihnen gehen bereits einen Schritt weiter, und ergänzen bestehende UCC-Lösungen um Komponenten aus dem Bereich Social Business. Dabei kann Social Business als ein Modell für die Zusammenarbeit in Unternehmen, der Organisation von Unternehmen und Gestaltung von Arbeits- und Privatleben verstanden werden. Hierbei handelt es sich um eine entscheidende Chance für Unternehmen, die Arbeitswelt und Interaktion mit unterschiedlichsten Interessengruppen (Stakeholdern) flexibler und offener – und damit regelmäßig effizienter – zu gestalten. Einige Unternehmen – oder Entscheider in Fachabteilungen – starten auch direkt mit dem Einsatz von Social-Lösungen, Techniken, Kanälen oder Plattformen wie Blogs, Wikis und Frage-und-Antwort-Threads – also Anwendungsklassen von Social Business. Der Erfolg wird dennoch immer noch von einigen oftmals bezweifelt.

 

… dessen ungeachtet

Trotz der dynamischen Marktentwicklung ist zu erkennen, dass die Mehrheit der mittelständischen und kleineren Unternehmen in Deutschland bisher noch nicht – oder noch nicht umfassend – auf UCC-Lösungen setzen. Dies hängt einerseits mit offenen Fragen, wie Bereitstellungsmodellen, Anwenderauswahl oder Zweifel am konkreten Nutzen zusammen. Auf der anderen Seiten halten sich viele Entscheider mit der Einführung eines Systems für Unified Communications und Collaboration zurück. Sie wollen „auf eine für sie optimale Lösung warten“. Dies ist aus drei Gründen keine „optimale“ Strategie. Erstens: Es kann sein, dass es für das eigene Unternehmen nicht „die“ optimale Lösung – das optimale System – gibt. Und es vielmehr eine Kombination unterschiedlicher Anbieter und Systembausteinen benötigt. Dies kann für alle Mitarbeiter oder einzelne Nutzergruppen relevant sein. Zwar kann eine solche Entscheidung – eine solche heterogene Umgebung – zu einem Mehraufwand beim Management führen und das Nutzererlebnis durch heterogene Strukturen getrübt werden. Jedoch lassen sich durch integrierte Workflows schnell Vorteile heben.

Zweitens: Eine – auf das optimale System ausgelegte – abwartende Haltung ist auch deshalb nicht zielführend, da die Nutzung von Funktionen durch den Anwender nicht immer zwingend mit dem Zeitpunkt ihrer Einführung einhergeht. Gleiches gilt für die Akzeptanz innerhalb der Organisation. Das bedeutet, dass selbst wenn eine etwaige perfekte Lösung gefunden würde, wäre der Zeitraum bis zur umfassenden Nutzung und Akzeptanz zu lang. So gibt es bei einer Vielzahl von Lösungen eine zeitliche Lücke zwischen deren Bereitstellung und Nutzung, die in einer angepassten internen Roadmap – bis eben zu dieser „optimalen“ Lösung reduziert werden kann.

Drittens: Die aktuell verfügbaren Lösungen sind mittlerweile so ausgereift, und die zu erwartenden Funktionen oder Integrationsmöglichkeiten oftmals so bekannt, dass es hier eine Investitions- und Planungssicherheit gibt. Am Beispiel Lync wird diese Entwicklung deutlich: Inzwischen kann Lync als ein starkes Angebot im Markt für Business-Kommunikationslösungen bezeichnet werden. Durch die zarten Bemühungen seitens Microsoft, im Bereich des Social Business, eine relevante Position zu erzielen, und der damit verbundenen Integration von Yammer und Lync, wird auch ein Stück Zukunft vorweggenommen.

 

Die Erweiterung des Arbeitsraums

Lync hört aber nicht bei der „klassischen“ UC-Diskussion auf Ebene der Verfügbarkeit auf unterschiedlichen mobilen Plattformen oder der Integration in PBX-Systeme auf. Vielmehr bietet Lync, in Form der Office 365 Komponente „Lync online“, die Grundlage für einen gehosteten (Kommunikations-) Dienst. Ferner bietet Microsoft mit dem Multitenant-Pack Service-Providern eine Grundlage, gehostete Kommunikationsdienste anzubieten.

Abseits der technischen Diskussion, rings um die Art und Weise der Integration in Telefonanlagen, einfachen On-Premise-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen oder Ökosysteme, kommt es auf die Unterstützung von Arbeitsplatzkonzepten und Arbeitsmodellen an. Und hier kann Lync, auch primär wegen der erwähnten Integration und hohen Verbreitung des Microsoft Office-Produktivitätsportfolio punkten. Herausforderung für Unternehmen ist auf diese Ebene auch nicht mehr die technische Dimension. Vielmehr bildet die organisatorische Umsetzung und Entfaltung der Möglichkeiten auf den Stufen „Mensch“, „Team“, „Abteilung“ und „Unternehmen“ – sowie zu den Schnittstellen der Unternehmen – den Flaschenhals. Und dies nicht nur bei bereits im Unternehmen genutzten Komponenten, sondern auch bei den neuen Möglichkeiten, die Ansätze wie Lync Room System bieten.

Aber entfernen wir uns von Technik und Produkten und kommen zu dem Grund, warum auf UC-, UCC- und Social-Lösungen zurückgegriffen werden muss – und warum die Erweiterung des Arbeitsraums essenziell ist. Es ist liegt an den Herausforderungen, deren sich deutsche Unternehmen gegenwärtig ausgesetzt sehen.

 

IT-, Kommunikations- sowie UCC-Lösungen als Grundlage für Wettbewerbsfähigkeit

Eine der größten Herausforderung für deutsche Unternehmen stellt aktuell und zukünftig die nationale und globale Wettbewerbsfähigkeit dar. Damit verbunden ist die Aufgabe, nationale und globale Wettbewerbsvorteile zu erarbeiten. Neben dem Eintritt neuer Marktteilnehmer, welche den Preis- und Innovationsdruck verstärken, zählen zu den wichtigsten Herausforderungen die sich ändernden Kaufgewohnheiten und Anforderungen der Konsumenten. Hierzu zählt genauso der Trend, weg vom Besitzen hin zum Teilen (Sharing Economy) sowie die sich ändernden Kommunikationsgewohnheiten und der damit einhergehende Verlust der Kommunikationshoheit. Noch nie hatten Kunden, egal ob Konsumenten oder aus dem Business-Umfeld, eine so gewichtige Stimme wie heute. Interessenten und Kunden können sich binnen Sekunden mit Gleichgesinnten verbinden und austauschen. Sie haben Zugriff auf Informationen in Echtzeit – und verlangen solche Services vom Geschäftspartner. So wissend und mächtig Kunden heute sind, so berechenbar und vorhersagbar ist ihr Verhalten. Das einzelne Unternehmen muss es nur nutzen können. So können Unternehmen ihrerseits Informationen über den Kunden nutzen, diese analysieren und an der Kundenschnittstelle gewinnbringend einsetzen.

Aber auch eine sich verschiebende Nachfrage, welche auf die Altersstruktur im Binnenmarkt, dem Wegfall heimischer Bedarfe durch wirtschaftliche Rahmenfaktoren sowie der zunehmenden Nachfrage nach Lösungen (= Produkt und Service) zurückzuführen ist, setzt Unternehmen zunehmend unter Druck. Der Zugriff auf Energie, die Verfügbarkeit von Rohstoffen oder reibungslose Transportlogistik hemmen die Entwicklung von Unternehmen in Deutschland genauso wie gesetzliche Rahmenparameter oder wegbrechende Industrie-Cluster.

Um die nationale und globale Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen, ist, neben einer Absicherung externer (Schocks), rechtlicher sowie gesellschaftlicher Rahmenparameter (Gesetzen, Ausbildung, Gesellschaft, Struktur der Wirtschaft (Wettbewerb, Industrie-Cluster) etc.) und der Strategie des Unternehmens, insbesondere die Faktorausstattung der Unternehmen entscheidend. Diese Faktoren (respektive Faktorbedingungen) umfassen sowohl Human Ressources, physische Ressourcen, Wissen, Kapital und Infrastruktur. Eine weitere zentrale Größe, die zu Wettbewerbsvorteilen führt, ist der Grad der Befriedigung der Kundenbedarfe bzw. der Bedürfnisse.

Ein zentraler Schlüssel, um diese Herausforderungen zu meistern, bzw. die Anforderungen zu erfüllen, ist die direkte Kommunikation und die Art und Weise wie die eigenen Mitarbeiter arbeiten. Das Schloss, in welches der Schlüssel gesteckt wird, sind skalierbare IT-Systeme, integrierte Kommunikationslösungen (UCC) und Social-Communication-Ansätze.

 

Quintessenz

Wo steht mein Unternehmen in fünf bis zehn Jahren, wie sieht es aus, und wie werden wir gegen Ende des Jahrzehnts arbeiten? Diese Frage beschäftigt viele Unternehmenslenker, IT-Verantwortliche sowie Abteilungsleiter. Eine verbindliche und allgemeingültige Antwort kann kaum jemand geben. Klar ist jedoch, dass die Unternehmen in Deutschland effizientere Prozesse benötigen, um national und international wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei liegt eine besondere Herausforderung in der Optimierung der Arbeitsprozesse. Zwar ist die Arbeitsproduktivität in Deutschland laut dem Statistischen Bundesamt zwischen 1991 und 2011 um 22,7 Prozent gestiegen und lag im Zeitraum von 2005 bis 2010 sogar über dem Schnitt innerhalb der Europäischen Union. Jedoch reicht das gleich aus mehreren Gründen nicht aus, um auch zukünftig wettbewerbsfähig zu sein. So entwickelt sich die Arbeitsproduktivität innerhalb der unterschiedlichen Leistungsbereiche extrem unterschiedlich: Während in der klassischen Fertigung oder den Lieferketten in den letzten Jahrzehnten permanent optimiert wurde, sind im Bereich der „klassischen“ Büroarbeiter trotz des zunehmenden Einsatzes technologischer Lösungen zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten nicht realisiert worden. Dies hängt auch damit zusammen, dass die technischen Möglichkeiten (häufig) nicht verstanden und nicht gelebt wurden. Die Optimierung und kontinuierliche Verbesserung scheiterte oftmals an der Organisationsform bzw. dem fehlenden Willen, Prozesse oder Prozessschritte anzupassen. Dies hängt auch damit zusammen, dass in der Regel kein Grund gesehen wird, sich mit neuen Dingen zu befassen, wenn doch alles mit bisherigen Denkmustern und Gewohnheiten funktioniert.

Ein erster Ansatzpunkt kann die Verbesserung der Kommunikation im Unternehmen und mit Dritten sein. Hierzu muss auf integrierte Kommunikationslösungen zurückgegriffen werden. Eine gezielte und geplante Umsetzung ist notwendig.

Doch Menschen haben einen hartnäckigen Hang zu Bewährtem. Dies vereinfacht das Leben, verhindert bzw. verzögert aber notwendige Anpassungen an neue Umstände. Insbesondere in Zeiten, in denen die Welt so befremdlich ist wie aktuell. Längst hat die Psychologie eine Bezeichnung hierfür. Sie nennen es „Status-quo-Bias“. Vereinfacht gesagt: Wir machen das, was wir immer getan haben und hinterfragen es nicht. Eben: „Ich will so bleiben wie ich bin.“ Doch mit dieser Einstellung kommen wir in Deutschland – in Europa – nicht weiter. Nicht in der gegenwärtigen politischen und wirtschaftlichen Situation. Dabei ist egal, ob die Herausforderungen heute größer oder nur anders sind, als in den 1970er, 1980er oder 1990er Jahren. Sie sind da, und müssen bewältigt werden.

 

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