Social Business

Experton Group stellt Reifegradmodell für Social Collaboration vor

 

Aktuell beherrschen vier Themen die öffentliche Diskussion innerhalb der IT-Welt. Dies sind Cloud Computing, Big Data, Mobility und Social Business. Es scheint beinahe so, als ob es rechts und links keine zentralen – und relevanten – Themen mehr. Dieser Eindruck kann aber auch damit zusammenhängen, dass diese vier zentralen Themen auf eine breite Masse anderer Organisations- und IT-Themen einzahlen.

Wird das Thema Social Business genauer betrachtet, und hier die Facette des Social Collaboration in Unternehmen, wird schnell sichtbar, dass es sich nicht um ein klassisches IT-Thema handelt. Vielmehr ist es eine Kombination aus Organisationsentwicklung (inkl. Entwicklung der Unternehmenskultur), Personalwesen und IT. Auch aus diesem Grund sollten sich CIOs und IT-Verantwortliche überlegen, ob und in welchem Umfang sie das Thema Social Collaboration treiben oder unterstützen. Also in anderen Worten: Ob sie hier eine führende und wertvolle Rolle einnehmen wollen, oder lieber als „Erfüllungsgehilfe“ die Anforderungen umsetzen.

So oder so: Durchgeführte Breitenbefragungen, konkrete Projekte und Workshops zeigen, dass es oftmals Probleme und Herausforderung bei der Einordnung des Themas in den Bereich Unternehmensstrategie, Aufgabenverteilung und Umsetzung gibt. Insbesondere die Bestimmung der Ist-Situation und die Definition einer Ziel-Situation fallen schwer. Dies hängt insbesondere mit fehlenden Vergleichs- und Anhaltspunkten sowie die Organisation der Teams zusammen. Aus diesem Grund hat die Experton Group ein klar gegliedertes Reifegradmodell entwickelt, welches hilft, die ersten Schritte zu meistern – respektive Anhaltspunkte liefert.

Wir werden hierzu in der kommenden Woche eine Research Note fertigstellen. Interessenten können sich bereits heute unter diesem Link für die Zusendung der Ausführungen registrieren: http://experton-group.com/index.php?id=1483

 

Social-Collaboration-Reifegradmodell

Um komplexe Sachverhalte einfach abzubilden, greifen Organisationen auf Modelle bzw. Modellierungsansätze zurück. Diese Modelle integrieren die unterschiedlichen Zielkonflikte des Handelns und zeigen auf Basis einer Ist-Situation entsprechende Handlungsoptionen auf. Zielkonflikte im Bereich Social Collaboration sind beispielsweise das Erreichen von organisatorischen Vorteilen und einer gleichzeitigen finanziellen Optimierung.

Die Experton Group hat nach Analyse bereits bestehender Reifegradmodelle für die IT, aber auch für andere Branchen, ein fünfstufiges Reifegradmodell entwickelt. Dieses soll insbesondere in der initialen Phase der Auseinandersetzung mit dem Thema helfen, Sachverhalte ganzheitlicher zu sehen. Das Modell baut auf einem Fragenkatalog auf. Neben der Betrachtung der organisatorischen Ebene geht es im Modell insbesondere darum, den aktuellen Status der Unternehmens-IT-Infrastruktur zunächst besser zu verstehen und im Laufe der Zeit auch nachhaltig zu optimieren. Ziel ist es unter anderem, IT und Business zu synchronisieren und im Ergebnis einen verbesserten Arbeitsalltag – eine verbesserte Prozessschritt-Situation bei vereinfachtem IT-Betrieb und eine effiziente Verwaltung in Koexistenz mit Kosteneffizienz zu ermöglichen.

Das Modell

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Abbildung: Vereinfachte Darstellung des 5-stufigen Modells. Quelle: Experton Group AG, 2013.

 

Das Modell unterteilt sich in fünf Stufen. Nachfolgend sind die einzelnen Stufen kurz mit wesentlichen Merkmalen beschrieben.

 

Basic

Unternehmen, …

  • die keine Richtlinien für Social Collaboration – und nur vereinzelt für UCC (Unified Communications & Collaboration) festgelegt haben,
  • keine abteilungsübergreifenden (Personalwesen, IT, Organisation etc.) Teams definiert haben
  • sowie nur unstrukturiert Methoden oder Social Business Tools einsetzen,
  • werden der Basic-Stufe (Orientierungsstufe) zugeordnet.

Diese Gruppe Unternehmen kennzeichnet sich dadurch, dass die IT hinsichtlich Social Collaboration wenig mit den Fachabteilungen (im Themenfeld) interagiert und regelmäßig keinen allgemeinen oder umfassenden Marktüberblick, z.B. zu Anbietern, Strömungen etc. hat.

Ferner haben diese Unternehmen keinen Überblick darüber, welche IT-Ressourcen im Bezug auf Social Collaboration im Unternehmen (durch Anwender bzw. durch Abteilungen) eingesetzt werden.

 

Standardisiert

Unternehmen, die dieser Gruppe zugeordnet werden, haben …

  • ein grundlegendes Verständnis von Social Collaboration,
  • einen allgemeinen Marktüberblick,
  • (vereinzelt) Lösungen im Einsatz, (die „klassische“ Unified-Communications- /UCC-Lösungen ergänzen).

 

Folgende Merkmale sind unter anderem ebenfalls anzutreffen:

  • Die Interaktion und Zusammenarbeit im Themenfeld erfolgt in Teilen über Abteilungsgrenzen hinweg – jedoch nicht umfassend.
  • Ein Überblick, über durch die Anwender eingesetzten bzw. beschafften Lösungen liegt nur teilweise vor.
    • Kein umfassendes Regelwerk – hinsichtlich Compliance / Governance
  • Kein umfassendes Verständnis oder keine umfassenden Arbeitsprozesse (Prozessschritte) auf Basis Social Collaboration definiert oder etabliert.
    • Keine – oder nur geringe – analytische Komponente in der Social-Collaboration-Strategie
    • Keine definierte Roadmap

 

Konsolidiert

Während die „Orientierungsstufen“ Basis und Standardisiert eher am Ziel der Schaffung von Grundlagen und Weiterentwicklung ausgerichtet sind, welche primär aus der IT-Abteilung (oder einzelnen Fachbereichen) getrieben werden, fokussieren sich Unternehmen auf dieser Stufe auf eine aktive Entwicklung, inklusive „umfassender“, konsolidierter Social Collaboration-Strategie.

  • Diese Strategie reduziert Wildwuchs bzw. fängt Aktivitäten der Fachabteilungen ein.
  • Dieser Ansatz / diese Strategie sieht die Zusammenarbeit von IT & Fachabteilungen bei Planungen vor.
  • Es gibt eine definierte Roadmap; erste Pläne für die Konsolidierung des Software-/ Service-Portfolios (bedeutet: Ablösung bzw. die Substitution von Lösungen), jedoch noch keinen umfassenden Plan für Exekution bzw. keine Synchronisierung mit laufenden Verträgen.
  • Die definierte Roadmap – respektive die Planungen – sieht entsprechende Anpassungen der Organisation bzw. der Arbeitsabläufe vor.
  • Definition von Richtlinien (Compliance, etc.)

 

Serviceorientiert

„Serviceorientiert“ bildet die zweithöchste Stufe im Optimierungsmodell. Unternehmen, die diesen Grad der Organisation erreicht haben, können „nahezu in Echtzeit“ (ggf. „unmittelbar“) auf sich ändernde Anforderungen der Mitarbeiter hinsichtlich Collaboration / Communication im Bereich Social Business reagieren.

Einige wesentliche Merkmale dieser Gruppe:

  • Social Collaboration geht mit dem Verständnis für Organisation und Arbeitsweise einher. Sie ist integrierter Bestandteil der Arbeitsalltags und in weiten Teilen der Unternehmenskultur.
  • IT versteht sich (in diesem Bereich) als Servie-Center bzw. Service-Provider und bietet den Fachabteilungen entsprechende Lösungen an.
  • Leistungen und Lösungen werden auf Basis von Verrechnungssätzen bereitgestellt.

 

Regel-/Wertebasiert

Einige wesentliche Merkmale dieser Gruppe:

  • „Regel- / Wertebasiert“ bildet die höchste Stufe im Optimierungsmodell. Unternehmen, die diesen Grad der Organisation erreicht haben sind agil hinsichtlich der Bereitstellung der IT als auch der Organisation (inklusive Gestaltung von Prozessschritten)
  • Mitarbeiter können (je nach Rolle bzw. Berechtigung) Dienste buchen. Dies ist sowohl für die interne als auch für externe Kommunikation möglich.
  • Mitarbeiter sind sensibilisiert für ihre Arbeitsweisen und die Möglichkeiten und entwickeln die definierten Ansätze eigenständig und im Team weiter.
  • Compliance- und Governance-Paper bilden neben Betriebsvereinbarung & Co. das Rahmenwerk. Im Mittelpunkt stehen Transparenz und Vertrauen. Die definierte Leitkultur bildet ein Rahmenwerk.
  • Arbeitsschritte (Prozessschritte) sind umfassend mobilisiert und auf Collaboration geeicht.

 

Das Modell basiert auf einem Fragenkatalog, der Gestaltung und Bereitstellung von Kernkompetenzen und deren Umsetzung im Arbeitsalltag beleuchtet. Die sich daraus ableitenden Key-Performance-Indikatoren erlauben es, eine Selbsteinstufung vorzunehmen, und eine Entwicklung auf der jeweiligen Ebene zu treiben.

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Abbildung: Systematische Darstellung von Bewertungsebenen nach Reifegrad. Quelle: Experton Group AG, 2013.

 

Sie können sich bereits heute für die Zusendung der Research Note registrieren: http://experton-group.com/index.php?id=1483

 

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