Office

Software in KMU: Methodische Anforderungsanalyse als Hilfsmittel bei der Auswahl von Office-Produktivitätslösungen

 

Office-Produktivitätslösungen haben sich als eine strategische Komponente innerhalb der IT-Infrastruktur und im Arbeitsalltag vieler Anwender in Unternehmen etabliert. Doch noch immer stehen insbesondere Budgetverantwortliche in mittelständischen Unternehmen sowie Geschäftsführer in Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern vor der Herausforderung, ihre Ausgaben für IT zu optimieren. Oftmals fehlt es an Vergleichswerten (Frage hier: Was machen andere Unternehmen in meiner Situation?) und einem Marktüberblick (Frage: Welche Alternativen habe ich?). Insbesondere für die kleineren Unternehmen zwischen 10 und 100 Mitarbeitern mündet die Zunahme an Beschaffungsoptionen in einem komplexen Zustand, den es zu organisieren gilt. Die „neue“ Vielzahl an Bereitstellungsmodellen und das steigende Angebot an Marktplätzen sorgen in diesem Segment zunächst für Mehraufwand.

Am Beispiel Office-Produktivitätslösungen wollen wir für kleinere KMUs einige Anforderungspunkte aufzählen bzw. skizzieren. Die nachfolgenden Ausführungen richten sich besonders an Unternehmen mit 50 bis ca. 500 Mitarbeitern. Aber auch Entscheider in Unternehmen mit 10 bis 49 Mitarbeitern können in Teilen von den Ausführungen profitieren.

Ziel der methodischen Anforderungsanalyse muss es sein, bereits zu einem frühen Zeitpunkt des Auswahl- und Beschaffungsprozesses zu identifizieren, welche Anforderungen Mitarbeiter und Unternehmensleitung haben und diese mit der Ist-Situation im Unternehmen zu vergleichen. Hierbei geht es auch darum, den zu erwartenden Nutzen zu ermitteln. Im Zusammenhang mit der Anforderungsanalyse hat eine Priorisierung der Anforderungen zu erfolgen. Hierzu sollte eine Matrix entwickelt werden, die die einzelnen Ausprägungen (Anforderungen) auch gewichtet. Dabei dient diese Matrix dem Nachweis der Erfüllung der grundlegenden Anforderungen des Unternehmens. Auf Basis der ermittelten Werte erfolgt dann die Auswahl der relevanten Lieferanten und Produkte, welche durch eine Test- und Planungsphase ergänzt wird.

Die Experton Group empfiehlt auf Grundlage durchgeführter Projekte und Untersuchungen bei der Auswahl von Office-Lösungen auf eine methodische Anforderungsanalyse zurückzugreifen. Hierbei sind unter anderem zu berücksichtigen,

  • die aktuelle Produkt- und Lizenzsituation im Unternehmen zu ermitteln,
    • Welche Lizenzen sind vorhanden und werden eingesetzt?
    • Welche Nutzungsrechte für aktuelle und zukünftige Produktgenerationen wurden bereits erworben?
  • die zukünftigen (organisatorischen) Ziele des Unternehmens in die Validierung mit einzubeziehen
    • Wie soll die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zukünftig abgebildet werden (Einführung von UCC-Lösungen etc.)?
  • und die individuellen und unterschiedlichen Anforderungen der (wichtigsten) Anwender zu ermitteln.
    • Welche Anwendergruppen und Profile gibt es, und welche Anforderungen hinsichtlich der Ausstattung haben die Anwender?
      • Hierbei gilt es auch, Themen wie Verfügbarkeiten von Daten bzw. Dateien auf unterschiedlichen Endgeräten sowie Compliance-Anforderungen zu validieren.

 

In den kommenden Wochen werden wir das Thema weiter aufgreifen und ein Beispiel für eine Entscheidungsmatrix darstellen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.